Häufig gestellte Fragen zum Förderprogramm

Hier beantworten wir einige zentrale Fragen, die das Förderprogramm "Digitales Rathaus" betreffen. Diese sollen eine erste Orientierung bieten. Für weitergehende Informationen steht Ihnen das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung als Ansprechpartner zur Verfügung.

Grundsätzliches

Seit wann gibt es das Förderprogramm?

Die Richtlinie zur Förderung der Bereitstellung von Online-Diensten im kommunalen Bereich wurde am 19.07.2019 veröffentlicht. Die Bekanntmachung tritt am 01.Oktober 2019 in Kraft; sie tritt mit Ablauf des 30. September 2023 außer Kraft.

Was soll mit dem Förderprogramm erreicht werden?

Zweck der Förderung ist die Vergrößerung des Angebots an Verwaltungsleistungen, die bayerische Gemeinden, Zusammenschlüsse von Gemeinden sowie Gemeindeverbände als Online-Dienste anbieten. Mit dieser Förderung leistet der Freistaat Bayern einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes im kommunalen Bereich.

Was wird gefördert? Was nicht?

Gegenstand der Förderung sind Beschaffungsmaßnahmen zur erstmaligen Bereitstellung von bisher nicht angebotenen Online-Diensten mit oder ohne Fachverfahren einschließlich Anbindung der Online-Dienste an das BayernPortal.

Zu den zuwendungsfähigen Ausgaben gehören die Kosten für die Anschaffung und Einrichtung von Software zur erstmaligen Bereitstellung von Online-Diensten mit oder ohne Fachverfahren sowie gegebenenfalls Lizenzkosten für maximal zwei Jahre.

Laufende Leistungen für zum Beispiel Pflege, Wartung, Weiterentwicklung zählen nicht zu den zuwendungsfähigen Ausgaben.

Was ist ein zuwendungsfähiger Online-Dienst i. S. der FöRdR?

Gemäß Nr. 1 Satz 2 FöRdR sind Online-Dienste digitale Verwaltungsleistungen im Sinne des § 2 Abs. 3 des Onlinezugangsgesetzes (OZG), elektronische Behördendienste im Sinne des Art. 4 Abs. 1 Satz 1 des Bayerischen E-Government-Gesetzes (BayEGovG) sowie Verwaltungsverfahren im Sinne des Art. 6 Abs. 1 BayEGovG. Da der zuwendungsfähige Online-Dienst für die Authentifizierung des Nutzers an die BayernID angebunden werden muss (vgl. Nr. 4.1.1 FöRdR) kommen als zuwendungsfähige Online-Dienste nur die Dienste in Betracht, die der Abwicklung einer Verwaltungsleistung auf – zumindest teilweise – digitalem Weg dienen. Erforderlich ist damit immer ein Antrag, eine Anzeige, oder eine sonstige Mitteilung des Nutzers an die Behörde.

Die reine Bereitstellung von Informationen durch die Behörde (z. B. aktuelle Nachrichten aus dem Gemeindegebiet) ist kein Online-Dienst i. S. der FöRdR.

Kann die Anbindung eines bereits angebotenen Online-Dienstes an die BayernID oder sonstige Maßnahmen zur Optimierung eines bereits angebotenen Online-Dienstes gefördert werden?

Gegenstand der Förderung sind gemäß Nr. 2 FöRdR Beschaffungsmaßnahmen zur erstmaligen Bereitstellung von bisher nicht angebotenen Online-Diensten. Das heißt, ein Online-Dienst kann nur dann gefördert werden, wenn er nicht schon von der Behörde angeboten wird. Angeboten wird ein Online-Dienst (keine Förderung möglich) bereits dann, wenn dem Nutzer die Abwicklung einer Verwaltungsleistung auf – zumindest teilweise – digitalem Weg möglich ist, unabhängig davon, ob der bereits angebotene On-line-Dienst im BayernPortal verlinkt ist und die weiteren Voraussetzungen nach Nr. 4.1 FöRdR vorliegen.

Ausgaben, die lediglich der Optimierung oder Weiterentwicklung eines bereits angebotenen Online-Dienstes dienen (z. B. Anbindung an BayernID oder Verlinkung im BayernPortal), sind nicht zuwendungsfähig.

Sind Ausgaben zur Anpassung der Internetpräsenz der Kommunen infolge der Bereitstellung von Online-Diensten förderfähig?

Zuwendungsfähig sind gemäß Nr. 5.2 FöRdR ausschließlich notwendige Ausgaben zur erstmaligen Bereitstellung von bisher nicht angebotenen Online-Diensten mit oder ohne Fachverfahren einschließlich Anbindung der Online-Dienste an das BayernPortal.

Die Anpassung der Internetpräsenz der Kommunen ist keine notwendige Ausgabe in diesem Sinne und damit nicht zuwendungsfähig.

Was sind die Zuwendungsvoraussetzungen?

Die Zuwendungsvoraussetzungen ergeben sich im Wesentlichen aus Punkt 4.1 der Förderrichtlinie.

Der Online-Dienst muss sowohl an die BayernID – zur Authentifizierung – angebunden als auch als Online Service des Zuwendungsempfängers im BayernPortal verfügbar sein.

Der Online-Dienst muss die Nutzung der weiteren Basisdienste des Bayern Portals (Postkorb, E-Payment) vorsehen, sofern der Online-Dienst einen Rückkanal von der Verwaltung zum Nutzer sowie eine Bezahlmöglichkeit erfordert. Statt des Basisdienstes E-Payment kann auch ein anderes vergleichbares Bezahlsystem eingesetzt werden.

Der Online-Dienst muss auch in einer für mobile Endgeräte optimierten Form angeboten werden.

Eine Förderung wird schließlich nur für die Zuwendungsempfänger gewährt, die in Summe (einschließlich der bereits angebotenen Online-Dienste) mindestens 20 Online-Dienste (die Bezirke mindestens 15 Online-Dienste) anbieten werden. Gefördert werden jedoch nur die neu geschafften Online-Dienste.

Gibt es Förderhindernisse?

Nicht gefördert werden Vorhaben, die vor Eingang eines Zuwendungsantrages beim Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung mit den unter Nr. 7.1 der Richtlinie aufgeführten Unterlagen begonnen werden, d. h. bereits beauftragt wurden.

Es wird dringend angeraten mit der Beauftragung der Maßnahme zu warten, bis durch das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung die Genehmigung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn erteilt wird. Dieser muss nicht gesondert beantragt werden und wird automatisch nach Abschluss der Prüfung des Fördervorganges erteilt.

Eine Förderung scheidet auch aus, wenn die zuwendungsfähigen Ausgaben unter 5.000 Euro inklusive Umsatzsteuer liegen (Bagatellgrenze).

Sofern der Zuwendungsempfänger hinsichtlich desselben Fördergegenstandes eine Förderung nach einem anderen Förderprogramm in Anspruch nimmt, scheidet eine Förderung nach der FöRdR aus.

Wer kann eine Förderung erhalten?

Zuwendungsempfänger sind die Gemeinden, Zusammenschlüsse von Gemeinden sowie Gemeindeverbände im Freistaat Bayern.

Fördersätze und Förderhöchstbetrag

Wie hoch sind die Fördersätze und der Förderhöchstbetrag?

Der Fördersatz beträgt 80 % der zuwendungsfähigen Ausgaben. Für Zuwendungsempfänger, die überwiegend dem Raum mit besonderem Handlungsbedarf zuzurechnen sind, beträgt der Fördersatz 90 % der zuwendungsfähigen Ausgaben.

Der Förderhöchstbetrag je Gemeinde, je Landkreis und je Bezirk beträgt 20.000 Euro. Der Förderhöchstbetrag steht jedem Zuwendungsempfänger während der Laufzeit des Förderprogramms unabhängig vom Zeitpunkt der Beantragung einer Förderung bei Vorliegen der Fördervoraussetzungen zur Verfügung.

Können auch mehrere Förderanträge gestellt werden?

Innerhalb der Laufzeit des Förderprogramms (01.10.2019 bis 30.09.2023) können durch einen Zuwendungsempfänger auch hintereinander mehrere Anträge auf Förderung gestellt werden, sofern bei jedem der Förderanträge die Zuwendungsvoraussetzungen gemäß Nr. 4 FöRdR vorliegen. Hingewiesen wird darauf, dass für jeden Förderantrag die Bagatellgrenze von 5.000 Euro (vgl. Nr. 5.3 FöRdR) zu beachten ist und dass für die Förderung insgesamt (unabhängig von der Anzahl der Anträge) der Förderhöchstbetrag in Höhe von 20.000 Euro zur Verfügung steht.

Förderrechtliche Fragen

Ist die Anlage „Beschluss des zuständigen Organs“ (z. B. Gemeinderatsbeschluss) beim Online-Antrag in jedem Fall notwendig?

Üblicherweise wird in der Geschäftsordnung (GO) des zuständigen Organs festgelegt, in welchen Fällen ein ermächtigter Behördenvertreter in eigener Zuständigkeit – ohne Beschluss des zuständigen Organs über die Durchführung der Maßnahme – handeln darf (z. B. bis zu bestimmten Wertgrenzen). In diesen Fällen ist beim Online-Antrag anstelle eines Beschlusses ein Auszug aus der GO hochzuladen, aus welchem hervorgeht, dass ein Behördenvertreter in eigener Zuständigkeit handeln darf.

Hat der Zuwendungsempfänger bei der Einholung von Angeboten rechtliche Vorgaben zu beachten?

Bei der Vergabe von Aufträgen zur Erfüllung des Zuwendungszwecks sind die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 31. Juli 2018 (AllMBl. S. 547), die durch Bekanntmachung vom 27. Februar 2019 (BayMBl. Nr. 90) geändert worden ist, zu beachten (vgl. Nr. 3.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an kommunale Körperschaften (ANBest-K)).

Können Aufträge im Wege der Verhandlungsvergabe vergeben werden?

Nach Nr. 1.2.9 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 31. Juli 2018 (AllMBl. S. 547), die durch Bekanntmachung vom 27. Februar 2019 (BayMBl. Nr. 90) geändert worden ist, ist eine Verhandlungsvergabe bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen bis zu einer Wertgrenze von 50.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) ohne weitere Einzelbegründung zulässig.

Was beutet Verhandlungsvergabe?

Nach Nr. 1.2.5 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 31. Juli 2018 (AllMBl. S. 547), die durch Bekanntmachung vom 27. Februar 2019 (BayMBl. Nr. 90) geändert worden ist, fordert der Auftraggeber bei einer Verhandlungsvergabe mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen nach Prüfung ihrer Eignung auf, ein Angebot in Textform abzugeben.

Der Verhandlungsvergabe kann ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet werden. Bei Verhandlungen über den Angebotsinhalt, die im Ermessen des Auftraggebers stehen, sind alle Bieter gleich zu behandeln. Begrifflich entspricht die Verhandlungsvergabe der in der VOB/A geregelten Freihändigen Vergabe.

Müssen bei einer Verhandlungsvergabe stets mehrere Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden?

Nach § 12 Abs. 3 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) darf im Falle einer Verhandlungsvergabe nach § 8 Absatz 4 Nummer 9 bis 14 UVgO auch nur ein Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert werden. § 8 Absatz 4 Nr. 12 UVgO betrifft z.B. Fälle, in denen Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen,

a) die zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind,

b) bei denen ein Wechsel des Unternehmens dazu führen würde, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und

c) bei denen dieser Wechsel eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde.

Sollte der Antragsteller von der Möglichkeit des § 8 Absatz 4 Nr. 12 UVgO Gebrauch machen wird darauf hingewiesen, dass in diesem Fall eine ausführliche Begründung im Vergabevermerk notwendig ist.

Ein Muster des Vergabevermerks wird im Bereich "Service" auf dieser Seite zur Verfügung gestellt. Eine ausführliche Dokumentation ist auch für den Fall der Inanspruchnahme des § 8 Absatz 4 Nr. 12 UVgO notwendig. Hierbei ist insbesondere auf das Vorliegen der Buchstaben a) bis c) einzugehen.

Nr. 4.1 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 31. Juli 2018 (AllMBl. S. 547), die durch Bekanntmachung vom 27. Februar 2019 (BayMBl. Nr. 90) geändert worden ist, wird zur Vermeidung von rechtlichen Risiken bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte die UVgO zur Anwendung empfohlen.

Gibt es bei einer Verhandlungsvergabe Veröffentlichungspflichten?

Nach Nr. 1.4.1 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 31. Juli 2018 (AllMBl. S. 547), die durch Bekanntmachung vom 27. Februar 2019 (BayMBl. Nr. 90) geändert worden ist, ist bei Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25 000 Euro (ohne Umsatzsteuer), wenn Liefer- und Dienstleistungsaufträge vergeben werden, eine Ex-post-Veröffentlichung erforderlich. Nähere Angaben hierzu enthalten die Nr. 1.4.1 ff der genannten Bekanntmachung.

Gibt es Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren?

Nach Nr. 1.10.1 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 31. Juli 2018 (AllMBl. S. 547), die durch Bekanntmachung vom 27. Februar 2019 (BayMBl. Nr. 90) geändert worden ist, ist das Vergabeverfahren so zu dokumentieren, dass die einzelnen Maßnahmen und die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten sind. Nähere Angaben hierzu enthalten die Nr. 1.10.1 ff der genannten Bekanntmachung.